Einführung Organisationsmanagement
Der Begriff Organisation
a) Die Tätigkeit organisieren
Die Tätigkeit des Organisierens ist das strukturiertes verfolgen eines Zieles
und alles notwendige tun um dieses Ziel zu erreichen.
Eines der Hauptziele wirtschaftlichen Organisierens ist die Steigerung der
Effizienz und Wirtschaftlichkeit bei einem betrieblichen Prozess.
Das Organisieren läuft in der Regel in drei Schritten ab:
- Planen
- Durchführen
- Kontrollieren
Ihre Aufgabe
- Notieren Sie in Zweierteams die
möglichen, notwendigen Aufgaben für die Organisation einer Klassenparty.
Was gehört zum Planen, zum Durchführen und zum Kontrollieren? Erstellen
Sie eine übersichtliche Tabelle.
b) Die Organisation als Gruppierung
Gruppierungen welche einen gemeinsamen Zweck verfolgen wie eine Firma, ein
Verein, der Staat, die Kirche, der Schwimmverein etc.
Wir kennen auch Organisationen in der Organisation. Ein
Verwaltungsratsausschuss, eine Delegation, ein Team.
c) Organisationsformen
Die Art und Weise wie die Organisation organisiert ist. In welchem Bezug die
Direktion mit den Mitarbeitern steht.
Elemente der Organisation
Um eine Organisation organisieren zu können oder sie verstehen zu können
müssen wir die einzelnen Elemente der Organisation kennen.
- Aufgaben: Alle anfallenden Arbeiten welche zu erledigen sind.
Unterteilt in Haupt- und Teilaufgaben.
- Aufgabenträger: Die Menschen welche die Aufgaben mit Hilfe der
Sachmittel erledigen. Wichtigstes Element in der Organisation. Schwierig zu
verwalten/planen. Emotionen spielen mit. Individuelle Wünsche und
Bedürfnisse müssen gedeckt werden. Früher oft vernachlässigtes Element.
Die Menschen haben das Wissen. Je besser der Mensch in der Organisation
"gepflegt" wird um so wertvoller ist der Mensch für die
Organisation. Wird der Mensch vernachlässigt, kommen bald keine neuen
Mitarbeiter mehr...
- Sachmittel: Materialien, Gegenstände, Maschinen welche notwendig sind um die Aufgaben zu erledigen.
- Informationen: Zum Beispiel das Wissen wann und wo eine Aufgabe zu
erledigen ist.
| Aufgabe |
Aufgabenträger |
Sachmittel |
Information |
| Wichtigstes Element für Aufbau- und
Ablauforganisation
Ziele:
- Oberaufgabe
- Teilaufgabe
- Aufgaben dauerhaft
- Aufträge einmalig
Aufgabenanalyse:
- Systematische und vollständige Ermittlung |
Der Mensch, Mitarbeiter.
Grundbedürfnisse:
- Sicherheit
- Zuwendung
- Anerkennung
- Selbstverwirklichung |
Gegenstände zur Aufgabenerfüllung
Fragen:
- Änderung Ablauforganisation?
- Aufgabenreste für Menschen?
- Beziehungen Mensch-Sachmittel?
- Kapazität Sachmittel?
- Flexibilität Sachmittel?
- Störungsanfälligkeit Sachmittel? |
Nachrichten / Informationen
Notwendige, vorhandene, nachgefragte Informationen
Informationsprozess:
- Aufnahme
- Vorspeicherung
- Verarbeitung
- Nachspeicherung
- Abgabe
Informationssystem Beziehungen:
- Information
- Prozess
- Mensch
- Aufgabe |
Ihre Aufgabe
- Erstellen Sie auf Papier eine
Tabelle, welche aus einer Ihnen bekannten Organisation, von jedem Element
mindestens drei Beispiele aufweist.
Organisationsgliederung
- Aufbauorganisation: Wie ist die Organisation aufgebaut. Wer ist wo.
Durch die gegebenen Räumlichkeiten und das bestehende Personal eher eine
statische Angelegenheit.
- Stellenbildung
- Aufgaben und Teilaufgaben
- Kompetenzen
- Verantwortung
- Leitungssystem
- Über- und Unterstellungen
- Stellvertretungen
- Informationssystem
- Bereitstellung von Informationen
- Zugriff auf bereitgestellte Informationen
- Kommunikationssystem
- Kommunikationskanäle
- Kommunikationsbeeinflussung
- Sachmittelsystem
- Auswahl von Sachmitteln
- Einsatz von Sachmitteln
- Ablauforganisation: Wie funktionieren die Arbeitsprozesse. Was
passiert wann. Durch den schnellen Wandel der Märkte eine heute eher dynamische
Angelegenheit.
- Logische Beziehung
- Arbeitsabläufe, in welcher Reihenfolge passiert was.
- Zeitliche Beziehung
- Räumliche Beziehung
- Bearbeitungsorte
- Transportwege
- Mengen Beziehung
Ihre Aufgabe
- Erstellen Sie zu: Logische
Beziehung, Zeitliche Beziehung, Räumliche Beziehung, Mengen Beziehung je eine
Zeichnung zur Veranschaulichung einer Ihnen bekannten Organisation. Dies kann
ein Ablaufdiagramm, ein Blockschema oder Ähnliches sein.
Für alle obigen Positionen können wir nun organisatorische Regeln
erstellen. Wir können Pläne zeichnen, zusammenhänge notieren. Dies ist im
Sinne der Organisation dienlich!
Vor- und Nachteil organisatorischer Regeln
| Vorteil |
Nachteil |
| Herkömmliche Abläufe sind geregelt, es entsteht kein oder
nur ein geringer Planungsaufwand. |
Hemmschuh bei ungeplanten Ereignissen. |
| Regelungen müssen gut bedacht sein. Sie erfordern die
genaue Betrachtung der Abläufe bezüglich Effizienz, Qualität und
Kosten. |
Sonderfälle können nicht geplant werden. |
| Die Zuständigkeiten und Abläufe werden transparent. |
Mitarbeiter werden eingeengt, Verlust von Autonomie und
Motivation. |
| Klare Regelung der Koordination und Schnittstellen. |
Raum für Kreativität geht verloren. |
| Effiziente Stellvertreter- und Nachfolger-Regelung. Weniger
Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern. |
Verleitung zu: "Dienst nach Vorschrift" |
Organisationswürfel nach Götz Schmidt
Jede
Aufgabe innerhalb der Organisation kann im Organisationswürfel festgehalten
werden. So entsteht eine Übersicht was alles zu regeln ist.
Organisationsregeln
Im Laufe der Zeit haben sich einige Regeln gebildet, die für jede
Organisation wichtig sind.
- Klare Aufgabengliederung und -zuteilung
- Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung müssen eine untrennbare Einheit
bilden.
- Förderung der Mitarbeiterkompetenzen ist wichtig.
- Klare Delegation von Kompetenzen, unteilbare Verantwortung
- Definition und Einhaltung des Dienstweges
- Stellvertretung ist geregelt
- Die Leitung führt
- Stabsstellen entlasten die Linie
Organisatorische Methoden
- Organigramme
- Funktionendiagramme
- Stellenbeschreibungen
- Materialflusspläne (Siehe Bereich Darstellungsformen)
- Datenflussdiagramme
- Netzpläne
Ihre Aufgabe
- Suchen Sie im Internet nach
Funktionendiagramm. Schauen Sie sich mindestens drei Funktionendiagramme an.
-
Notieren Sie in eine Tabelle: Was ist Voraussetzung für die Erstellung eines
Funktionendiagramm?