Eine Datenbank kann man sich wie ein hölzerner Karteikasten mit Kärtchen darin vorstellen. Auf jeder Karte steht zum Beispiel eine Adresse. In einem anderen Karteikasten sind Artikel gespeichert. Zwischen den Adressen und den Artikeln besteht eine Beziehung. Zum Beispiel: "Welcher Kunde hat welchen Artikel gekauft".
Die Elemente der Datenbank sind:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Datenfeld | Speicherplatz für eine einzelne Information, zum Beispiel der Vorname "Markus" |
| Feldbezeichnung | Die Beschriftung eines Datenfeldes, zum Beispiel "Vorname". |
| Datensatz | Merhrere Datenfelder mit deren Feldbezeichnungen ergeben einen Datensatz. Zum Beispiel eine Adresse. |
| Tabelle | Mehrere Datensätze zusammen ergeben eine Tabelle. Zum Beispiel alle Adressen zusammen. |
| Datenbank | Mehrere Tabellen zusammen bilden die gesamte Datenbank. |
Eine Tabelle in Excel kann Datenbankmässig verwaltet werden. Man spricht in diesem Falle von einer flachen Datenbank. Es sind keine Beziehungen (nur Verknüpfungen einzelner Zellen) zwischen den unterschiedlichen Tabellen möglich. Sogesehen ist auch die Textverarbeitung Word eine Datenbank. Auch in Word kann man mittels Tabulatoren oder Tabellen eine Menge von Daten ansammeln.
Demgegenüber steht die relationale Datenbank in welcher es zwischen den Tabellen Beziehungen gibt. So kann man den Kunden die gekauften Artikel zuordnen.